Wer eine Einzelfirma oder GmbH gründen will, trifft eine Entscheidung mit Langzeitwirkung auf Haftung, Steuern und administrativen Aufwand. Wir zeigen, welche Faktoren dabei wirklich zählen.
Die erste grössere Rechnung, ein Vertrag mit Haftungsrisiko oder ein neuer Geschäftspartner verändern die Ausgangslage oft rascher, als bei der Gründung absehbar war. Wir erleben in der Beratung regelmässig, dass die Rechtsformfrage zu Beginn unterschätzt wird – und später mit Aufwand korrigiert werden muss. Deshalb ordnen wir die fünf Faktoren ein, an denen sich die Wahl zwischen Einzelfirma und GmbH in der Praxis entscheidet.
1. Haftung: Wo Ihr Privatvermögen beginnt
Bei der Einzelfirma haften Sie als Inhaberin oder Inhaber unbeschränkt – mit Geschäfts- und Privatvermögen. Entstehen offene Forderungen, Schadenersatzansprüche oder Schulden, ist Ihr privates Vermögen direkt betroffen. Für beratende Tätigkeiten, Gewerbe mit Gewährleistungsrisiken oder Aufträge mit Mitarbeitenden ist das ein Punkt, den wir in jedem Beratungsgespräch aktiv ansprechen.
Bei der GmbH haftet grundsätzlich nur das Gesellschaftsvermögen. Das reduziert das persönliche Risiko spürbar, ist aber kein Freipass: Wer persönlich bürgt, gesetzliche Pflichten verletzt oder als Geschäftsführung seine Sorgfaltspflicht verletzt, kann trotzdem persönlich belangt werden. Auch Banken verlangen bei jungen GmbHs für Kredite häufig zusätzliche persönliche Sicherheiten. Die Haftungsbeschränkung ist real, aber sie schützt nicht vor jedem Risiko.
2. Kapital, Kosten und Liquidität
Eine Einzelfirma lässt sich ohne gesetzliches Startkapital gründen. Das heisst nicht, dass kein Geld nötig ist – Warenlager, Software, Versicherungen und die ersten umsatzschwachen Monate müssen trotzdem finanziert sein.
Für die GmbH schreibt Art. 773 OR ein Stammkapital von mindestens CHF 20’000 vor, das bei der Gründung vollständig einbezahlt sein muss (Art. 777c OR). Dieses Kapital steht der Gesellschaft für ihren Zweck zur Verfügung, ist aber kein privater Geldtopf: Entnahmen müssen sauber als Lohn, Spesen, Darlehen oder Dividende ausgewiesen werden. Dazu kommen höhere Gründungskosten für Notariat, Handelsregister und Statuten. Wir raten davon ab, die Rechtsform allein an den Gründungskosten festzumachen – entscheidend ist, ob die Struktur auch in zwei oder drei Jahren noch zum Geschäftsmodell passt.
3. Steuern und Sozialversicherungen
Der Gewinn einer Einzelfirma wird direkt als Einkommen der Inhaberin oder des Inhabers besteuert und unterliegt den AHV-Beiträgen für Selbstständigerwerbende. Bei steigenden Gewinnen macht sich die Progression der Einkommenssteuer bemerkbar.
Bei der GmbH wird der Gewinn zunächst auf Stufe Gesellschaft besteuert. Wer für die GmbH arbeitet, bezieht in der Regel einen Lohn und ist sozialversicherungsrechtlich angestellt; zusätzlich können unter bestimmten Voraussetzungen Dividenden ausgeschüttet werden, die steuerlich anders behandelt werden als Lohn. Ob das im Einzelfall günstiger ist, hängt vom Sitzkanton, der Gewinnhöhe, einem angemessenen Unternehmerlohn und der privaten Einkommenssituation ab – eine pauschale Gewinnschwelle gibt es nicht. Wir sehen in der Praxis regelmässig GmbHs, die ausschliesslich steuerlich motiviert gegründet wurden und sich später als unnötig komplex erweisen.
4. Buchhaltung und administrative Pflichten
Hier lohnt sich Präzision, weil hier am meisten falsche Zahlen kursieren. Massgebend ist Art. 957 OR: Einzelunternehmen mit weniger als CHF 500’000 Jahresumsatz dürfen die vereinfachte Buchhaltung führen (Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage – die sogenannte Milchbüechli-Rechnung). Ab CHF 500’000 Umsatz gilt die ordentliche Buchführungspflicht mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Wie wir eine strukturierte Buchführung & Rechnungswesen für beide Rechtsformen von Anfang an aufsetzen, hängt stark von dieser Umsatzgrösse ab.
Unabhängig vom Umsatz greift bei CHF 100’000 Jahresumsatz die Pflicht zur Handelsregister-Eintragung (Art. 931 OR) sowie in der Regel die Mehrwertsteuerpflicht.
Die GmbH führt von Anfang an – unabhängig vom Umsatz – die doppelte Buchhaltung mit Jahresabschluss und eigener Steuererklärung. Kleine GmbHs können unter bestimmten Voraussetzungen auf die eingeschränkte Revision verzichten («Opting-out», Art. 727a OR): Die Gesellschaft darf im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 10 Vollzeitstellen haben, und sämtliche Gesellschafter müssen zustimmen. Seit 1. Januar 2025 gilt zusätzlich: Ein rückwirkender Verzicht ist nicht mehr möglich – das Opting-out muss vor Beginn des betreffenden Geschäftsjahres beim Handelsregisteramt angemeldet werden. Diese Frist übersehen wir in der Beratung bewusst nie, weil eine verpasste Anmeldung eine ungewollte Revisionspflicht zur Folge haben kann.
Wer sich für die GmbH entscheidet, muss zudem früh die passende Buchhaltungssoftware wählen – wir haben dazu eingeordnet, wann Abacus und wann Bexio die richtige Wahl ist.
5. Auftreten, Wachstum und Nachfolge
Eine GmbH wirkt bei grösseren Aufträgen, mehreren Beteiligten oder Investorenkontakt oft etablierter – ein Automatismus ist das nicht, denn auch eine professionell geführte Einzelfirma kann hohes Vertrauen geniessen. Bei der Firmenbezeichnung gilt: Die Einzelfirma muss den Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers enthalten, die GmbH kann den Namen freier wählen, muss aber den Zusatz «GmbH» tragen.
Für eine spätere Übergabe, einen Verkauf oder die Aufnahme von Partnern bietet die GmbH die klarere Struktur: Stammanteile lassen sich übertragen, die Gesellschaft besteht unabhängig von einzelnen Personen weiter. Wer eine Nachfolgelösung oder ein Wachstum mit mehreren Beteiligten bereits mitdenkt, sollte diesen Punkt nicht erst beim Verkauf klären.
Häufige Fragen zur Rechtsformwahl
Kann ich meine Einzelfirma später in eine GmbH umwandeln?
Ja, das ist steuerlich in der Regel neutral möglich. Wir empfehlen aber, die Umwandlung nicht als Standardweg zu behandeln, wenn ein grösseres Vorhaben – etwa eine Investition oder ein zweiter Gesellschafter – bereits absehbar ist. Dann prüfen wir die GmbH-Gründung direkt.
Muss ich als Einzelunternehmer sofort ins Handelsregister?
Nein. Die Pflicht entsteht erst ab CHF 100’000 Jahresumsatz (Art. 931 OR). Unterhalb dieser Grenze ist ein freiwilliger Eintrag möglich, etwa für den Namensschutz oder wenn Geschäftspartner dies erwarten.
Reicht das gesetzliche Minimum von CHF 20'000 Stammkapital für den Start?
Rechtlich ja, betriebswirtschaftlich meist nicht. Wir empfehlen, das Stammkapital getrennt von der tatsächlich benötigten Liquidität für die ersten Geschäftsmonate zu planen.
Unsere Einschätzung
Aus unserer Beratungspraxis ist die Rechtsformfrage selten eine reine Steuerrechnung – sie ist eine Risikofrage. Wir empfehlen die Einzelfirma dort, wo eine Person allein startet, das Haftungsrisiko überschaubar bleibt und zunächst getestet wird, ob sich ein Angebot am Markt trägt. Die GmbH wird für uns dann zum klaren Favoriten, sobald mehrere Personen beteiligt sind, grössere Verpflichtungen entstehen oder Mitarbeitende, Mietverträge und Warenverkehr das Haftungsrisiko erhöhen. Wer diese Entscheidung nur anhand der Gründungskosten trifft, greift regelmässig zu kurz – wir rechnen deshalb in jedem Mandat Haftung, Kapitalbedarf, Steuerlast und administrativen Aufwand gemeinsam durch, bevor wir eine Empfehlung aussprechen.
Wer eine GmbH gründet, sollte übrigens auch die neue Meldepflicht im Transparenzregister ab Oktober 2026 im Blick behalten – sie betrifft GmbHs und AGs unabhängig von deren Grösse.
Welche Rechtsform passt wirklich zu Ihrem Vorhaben? Lassen Sie uns Ihre Zahlen einmal gemeinsam durchrechnen. In einem Beratungsgespräch zur Firmengründung zeigen wir Ihnen in unter einer Stunde, welche Rechtsform in Ihrem Fall wirklich Sinn ergibt – inklusive Steuer- und Liquiditätsplanung.
