Verwaltung Eigentumswohnung bedeutet für Eigentümer, die nicht vor Ort wohnen: Wir kümmern uns um Mieter, Mietzins, Abrechnungen und Handwerker, und Sie entscheiden nur noch. Dieser Beitrag zeigt, was wir übernehmen, wo bei vermieteten Eigentumswohnungen die Fallstricke liegen und wann sich die Auslagerung lohnt.
Verwaltung Eigentumswohnung: Gemeinschaft und Wohnung sind zwei Paar Schuhe
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat es mit zwei getrennten Verwaltungen zu tun. Die Verwaltung der Stockwerkeigentümergemeinschaft führt Gebäude, Gemeinschaftskasse und Beschlüsse: Sie verteilt die gemeinsamen Kosten, stellt Rechnung und zieht die Beiträge ein (Art. 712s ZGB). Ihr Mieter und Ihr Mietvertrag gehören nicht dazu.
Dort sind Sie selbst gefragt. Als Eigentümer sind Sie in der Verwaltung und Benutzung Ihrer Räume frei (Art. 712a Abs. 2 ZGB). Sie müssen sie aber auch so unterhalten, dass das Gebäude in einwandfreiem Zustand bleibt (Art. 712a Abs. 3 ZGB). Wer weit weg wohnt, spürt das als Erstes: Meldet der Mieter einen Schaden und niemand reagiert, betrifft das schnell auch die Nachbarn. Zudem kann das Reglement die Nutzung Ihrer Wohnung einschränken. Wir lesen es deshalb, bevor wir eine Wohnung vermieten.
Wie wir Gemeinschaften verwalten, zeigt unsere Seite zur Bewirtschaftung von Stockwerkeigentum. Für Ihre einzelne Wohnung betreuen wir Sie separat und stimmen beide Seiten aufeinander ab.
5 Aufgaben, die wir für Eigentümer ausser Haus übernehmen
1. Vermietung
Wir inserieren die Wohnung, führen die Besichtigungen durch, prüfen die Bewerber und erstellen den Mietvertrag. Hier passieren die ersten teuren Fehler. Nebenkosten schuldet der Mieter nur, wenn sie im Vertrag einzeln und klar vereinbart sind (Art. 257a Abs. 2 OR). Ein Pauschalverweis auf «sämtliche Nebenkosten» genügt nicht. Die Kaution darf bei Wohnräumen höchstens drei Monatsmieten betragen (Art. 257e OR). Dazu kommen kantonale Formulare: In Basel-Stadt etwa müssen Anfangsmietzins, Mietzinserhöhung und Kündigung auf einem kantonal genehmigten Formular mitgeteilt werden. Mehr zu unserem Vorgehen finden Sie auf der Seite Wohnung oder Haus vermieten.
2. Mietzins und Mahnwesen
Wir kontrollieren den Zahlungseingang, mahnen bei Verzug und leiten bei Bedarf das Inkasso ein. Sie müssen dem Mietzins nicht mehr nachlaufen.
3. Nebenkostenabrechnung
Hier verwechseln Eigentümer am häufigsten zwei Abrechnungen. Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft ist nicht die Nebenkostenabrechnung Ihres Mieters. Überwälzen dürfen Sie nur laufende Betriebskosten wie Heizung, Wasser und Hauswartung. Verwaltungskosten, Beiträge in den Erneuerungsfonds und ausserordentlicher Unterhalt gehören nicht dazu. Der Mieter darf zudem die Belege einsehen (Art. 257b Abs. 2 OR). Wir übersetzen die Abrechnung der Gemeinschaft in eine korrekte Mieterabrechnung. Sonst fordert der Mieter zu viel bezahlte Beträge zurück.
4. Mieterbetreuung und Unterhalt
Mängelmeldungen laufen bei uns auf. Wir klären, ob der Mangel in Ihrer Wohnung oder an gemeinschaftlichen Teilen liegt, beauftragen Handwerker und stimmen uns bei Gemeinschaftsthemen mit der dortigen Verwaltung ab.
5. Mieterwechsel
Kündigt der Vermieter, ist ein vom Kanton genehmigtes Formular Pflicht (Art. 266l Abs. 2 OR). Wir erledigen Kündigung, Wohnungsabnahme mit Protokoll und Kautionsabrechnung und vermieten die Wohnung neu. Beim Wechsel entscheidet sich, wie viele Monate die Wohnung leer steht.
Wann sich die Auslagerung lohnt
Wir raten zur Verwaltung durch uns, sobald eine von drei Bedingungen zutrifft: Sie können bei einem Schaden nicht innert Stunden reagieren, Sie besitzen mehr als eine vermietete Einheit und verlieren den Überblick, oder ein Mieterwechsel steht an.
Steuerlich spricht ebenfalls etwas dafür. Die Kosten einer Verwaltung durch Dritte sind bei vermieteten Liegenschaften in der Regel abzugsfähig. Die Eigenverwaltung ist es nicht, ausser für Barauslagen wie Porti oder Bankspesen. Die Auswirkung auf Ihre Steuererklärung rechnen wir Ihnen vor, denn Treuhand und Immobilien erhalten Sie bei uns aus einer Hand.
Häufige Fragen
Übernimmt die Verwaltung unserer Gemeinschaft auch die Vermietung meiner Wohnung?
Nicht automatisch. Sie verwaltet die gemeinschaftlichen Angelegenheiten (Art. 712s ZGB). Ihre Wohnung bleibt Ihre Sache, es sei denn, Sie beauftragen jemanden separat. Möchte Ihre Gemeinschaft ohnehin die Verwaltung wechseln, finden Sie den Ablauf in unserem Beitrag zum Verwalterwechsel.
Darf ich die Kosten der Gemeinschaft eins zu eins auf den Mieter überwälzen?
Nein. Überwälzbar sind nur im Vertrag ausdrücklich vereinbarte, laufende Betriebskosten. Verwaltungshonorar, Erneuerungsfonds-Beiträge und ausserordentlicher Unterhalt bleiben bei Ihnen.
Darf ich meine Wohnung frei vermieten?
Grundsätzlich ja, aber das Reglement kann die Nutzung beschränken. Wir lesen es vor jeder Neuvermietung.
Unsere Einschätzung
Wir würden eine vermietete Eigentumswohnung nicht aus der Ferne selbst verwalten. Die teuersten Fehler sind keine Verwaltungsfehler im Alltag, sondern Formfehler: eine Nebenkostenklausel, die den Mieter nicht bindet, ein Kündigungsformular, das nicht stimmt, eine Abrechnung, die Positionen enthält, die nicht überwälzbar sind. Das sind keine Lappalien. Sie führen zu Rückforderungen oder zu einer Kündigung, die nicht hält.
Entscheidend ist der Zeitpunkt. Wer uns erst nach dem ersten Streit beizieht, räumt auf. Wer uns vor der Neuvermietung beauftragt, bekommt einen Mietvertrag, der trägt. Wir raten deshalb zum Mandat vor dem nächsten Mieterwechsel und nicht danach.
Vermieten Sie eine Eigentumswohnung und wohnen zu weit weg, um sich selbst zu kümmern? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit uns – wir besprechen das weitere Vorgehen gerne mit Ihnen.
